CAPITAL DE TRABAJO Y CICLO DE EFECTIVO
Los empresarios enfrentan una serie de dicotomías casi que a diario; ¿vender al contado o a crédito?, ¿cuánto inventario ordenar?, ¿pagar a sus proveedores al contado o a crédito?, preguntas que parecerían tener respuestas obvias pero que, en realidad, está lejos de ser así.
Imaginemos por un momento una empresa que fabrique prendas de vestir y venda sus productos a grandes superficies o almacenes por departamentos. Todas las empresas sin excepción preferirían vender al contado, entregar sus productos y recibir sus pagos al instante, y vuelta a empezar. Pues la vida real es diferente, en este ejemplo depende de muchas variables, entre ellas; que tanta competencia tiene esta fábrica, y una muy importante, cuál es su poder de negociación frente a sus clientes, dado que, si éste es muy bajo, tendrá que dar plazos para que le paguen, caso contrario, sus clientes se decantarán por comprar a una fábrica que si les otorgue el plazo requerido.
Ahora, en cuanto a los inventarios, el aprovisionamiento depende de si el negocio es estacional o no, el costo de oportunidad de perder ventas por no servir a sus clientes en el momento indicado, la velocidad y capacidad de sus proveedores en entregar las materias primas, entre otros aspectos. Siempre se debe entender que los inventarios son “caja inmovilizada” en una estantería o almacén, por cuanto se debe tener el mínimo requerido que permita operar normalmente, pero sin generar costos por mantener o costos por faltantes, lo que es una verdadera dicotomía.
Finalmente, y cerrando este círculo operativo, aparecen los proveedores, los que nos provisionan de materias primas o productos terminados. Ellos financian o no, nuestro negocio, entregando inventario y dando plazos para pagarles, o exigiendo sus pagos de inmediato a cambio de un descuento por pronto pago. La mejor opción es aquella que le permita a nuestro negocio cumplir con los compromisos de pago (A veces es increíble que los empresarios no dan la importancia que se merece el crédito de los proveedores) y que no genere costos adicionales económicamente inviables.
Por todo lo anterior, es indispensable que los managers, directores, gerentes o CEOs dominen en la práctica la administración del capital de trabajo y con ello, puedan tomar decisiones acertadas. Esto no es solo teoría que se estudia en los libros de finanzas, esto significa la diferencia entre tener dificultades de caja en el corto plazo, o contar con la liquidez que requieren sus negocios.
DIFERENCIAR ENTRE CICLO OPERATIVO Y CICLO DE EFECTIVO
Para entender este par de conceptos, hagámoslo con un ejemplo sencillo.
Suponga una empresa comercializadora de calzado, que compra a un fabricante productos terminados y los vende a distribuidores. Compra $10.000 dólares en inventario a un fabricante y éste, se lo factura con un vencimiento a 45 días, es decir que se debe pagar los $10.000 dólares en un mes y medio. Este inventario tarda en venderse 30 días, al cabo de los cuales se vende en $15.000 dólares a uno de sus distribuidores y se pacta un pago de la factura a 60 días.
Una vez descrita la situación, nos da paso para explicar que el ciclo operativo es el tiempo transcurrido entre el momento que se adquiere el inventario y el momento en el cuál recibimos el efectivo producto de la venta.
En este caso:
CICLO OPERATIVO = Días de inventario + Días de cuentas por cobrar
90 días = 30 días + 60 días
Esto significa que los $10.000 dólares invertidos en inventario y que luego se vendieron, tardaron 90 días en volver como efectivo. Esto no es ni bueno ni malo persé, es solo un dato que necesita mas contexto. Claro, lo ideal es que este lapso de tiempo sea lo más corto posible, lo que haría más eficiente el ciclo operativo.
Una vez entendido el concepto de ciclo operativo, expliquemos el ciclo de efectivo que en ocasiones se confunden.
Obsérvese que el inventario que compramos no lo pagamos sino hasta el día 45, es decir que el fabricante nos está financiando por mes y medio el mencionado inventario. El ciclo de efectivo une al ciclo operativo con el concepto de días de cuentas por pagar a proveedores:
CICLO DE EFECTIVO = Ciclo operativo – Días de cuentas por pagar
45 días = 90 días - 45 días
Esto significa que la empresa debe financiar los $10.000 dólares durante 45 días, que es el tiempo transcurrido entre el pago que se le hace al fabricante y el pago que nos hace el distribuidor, es decir nuestro cliente. Ahora bien, existen diversas formas de financiar el ciclo de efectivo, puede ser mediante un crédito bancario, usando efectivo disponible en caja o liquidando una inversión temporal. El tema de fondo es determinar cual es la mejor opción.
Hasta aquí el tema conceptual. Ahora veamos en la práctica como se puede determinar el ciclo operativo y de efectivo en una empresa, basados en los datos de los Estados Financieros, que se tienen al cierre de cada mes. Es muy recomendable para los ejecutivos / directivos estar monitoreando estos indicadores para ir midiendo el desempeño del capital de trabajo.
Para su cálculo se debe contar con dos estados financieros, el Estado de Situación Financiera y el Estado de resultados. En el balance se encuentran las cuentas por cobrar a clientes, los inventarios y las cuentas por pagar a proveedores. En el Estado de Resultados se encuentra las ventas y los costos de ventas. Con este conjunto de cuentas podemos calcular los indicadores que nos interesan.
Supongamos los siguientes datos para dos años:
Del Estado de Situación Financiera
Cuentas por cobrar año 1: $350.000
Cuentas por cobrar año 2: $450.000
Inventario año 1: $25.000
Inventario año 2: $15.000
Cuentas por pagar año 1: $100.000
Cuentas por pagar año 2: $120.000
Del Estado de Resultados
Ventas año 2: $1.500.000
Costo de ventas año 2: $850.000
Procedamos a calcular el ciclo operativo de esta empresa. Para ello debemos calcular el periodo medio de cuentas por cobrar y el de inventarios. También vamos a suponer que todas las ventas se realizan a crédito.
Rotación de las cuentas por cobrar (Veces) = Ventas a crédito / Promedio de cuentas por cobrar
Rotación de las cuentas por cobrar = $1.500.000 /(($450.000+$350.000) /2)
Rotación de las cuentas por cobrar = 3.75 veces al año rotan las cuentas por cobrar a clientes.
Para que sea más intuitivo, este valor se puede traducir a días, es decir:
Días promedio de cuentas por cobrar = 365 / Rotación de cuentas por cobrar
Días promedio de cuentas por cobrar = 365 / 3.75 = 97.3 días que en promedio las cuentas por cobrar se convierten en efectivo.
Rotación de los inventarios = Costo de ventas / Promedio de Inventarios
Rotación de inventarios = $850.000 / (($25.000 + $15.000)/2)
Rotación de inventarios = 42.5 veces al año rotan los inventarios.
Igual que en el caso de las cuentas por cobrar, expresemos en días la rotación de inventarios:
Días promedio de inventario = 365 / Rotación de inventarios
Días promedio de inventario = 365 / 42.5 = 8.6 días en promedio los inventarios se convierten en cuentas por cobrar o en efectivo.
Ahora determinemos el ciclo operativo de esta empresa:
Ciclo operativo = Días de cuentas por cobrar + Días de Inventarios
Ciclo operativo = 97.3 + 8.6 = 105.9 días transcurren para que un dólar invertido en inventario, retornen como efectivo.
Finalmente procedamos a calcular el ciclo de efectivo para esta empresa. Para ello debemos determinar la rotación y los días de pago a proveedores.
Rotación de proveedores = Compras del periodo / Cuentas por pagar a proveedores promedio
Para calcular las compras del periodo a partir de los datos entregados se hace un juego de inventarios así:
Compras = inventario final – inventario inicial + costo de ventas
Compras = $15.000 - $25.000 + $850.000
Compras = $840.000
Con esta información calculamos la rotación de proveedores y periodo medio:
Rotación de proveedores = Compras del periodo / Cuentas por pagar a proveedores promedio
Rotación de proveedores = $840.000 / (($100.000 + $120.000) / 2)
Rotación de proveedores = $840.000 / (($100.000 + $120.000) / 2)
Rotación de proveedores = 7.6 veces
Días promedio de pago a proveedores = 365 / 7.6 = 48 días en promedio tarda la compañía en pagar sus cuentas por pagar a proveedores.
Finalmente podemos determinar el ciclo de efectivo:
Ciclo de efectivo = Ciclo Operativo – Periodo medio de pago a proveedores
Ciclo de efectivo = 105.9 – 48
Ciclo de efectivo = 57.9 días la empresa debe financiar su capital de trabajo.